exProject Manager · Data protection (GDPR) & confidentiality
For everyone who uses exProject Manager at Exelixisnet – on the Android app, the web app or the website.
1. Confidential information – read this first
Everything you see in exProject Manager – photos, addresses, building IDs, customer and supplier details, documents, notes, plans and maps – is confidential information of Exelixisnet and of its customers.
- You may use it only to do your work for Exelixisnet.
- It is forbidden to copy, download, screenshot or photograph the screen, forward, publish (for example on social media or messaging apps), sell, or use this information in any other way – for yourself or for anyone else – unless your work requires it and the company allows it.
- This obligation applies during your employment and after it ends.
- Views, downloads, uploads, edits and deletions are recorded in the activity log.
- Breaking these rules may lead to disciplinary measures, loss of access, claims for damages and, where the law provides, criminal liability (EU General Data Protection Regulation 2016/679, Greek Law 4624/2019 and Law 4605/2019 on trade secrets).
2. Who is responsible
The data controller is Exelixisnet – the company that gave you your account and decides how the app is used. For any question about your data, contact: info@exelixisnet.gr.
exProject Manager is software owned by Exelixisnet. Exelixisnet develops and supports the software; it does not use the company's data for its own purposes and only accesses it when technical support requires it.
3. What personal data is processed and why
| Data | Why |
|---|---|
| Account: name, username, password (stored only as a secure hash), your permissions | To let you sign in and see only the folders you are allowed to. |
| Activity log: sign-ins, uploads, downloads, deletions, edits – with date, time, device and IP address | Security, protection of confidential information, and knowing who did what. Kept for 2 years. |
| Photos and documents you upload, with your name as the uploader and the time | Documenting the work on each building / project. |
| Location (only if the administrator switched on the “location stamp” for you): your GPS position at the moment you take a photo with the camera | Written on the photo (date, address, GPS) and in its data, as proof of where and when it was taken. Photos chosen from the gallery are not changed. |
| Location on your phone (“My location”, “Set location”) | Used on the phone to show you on the map or to save a building's position. It is not tracked or recorded in the background. |
| Working time on jobs: when you press Start / End on a job – date and time, job type, description, comment, the colleagues started with you, and your GPS position at that moment with its distance from the building | Recording the time spent on each job and project and its cost, and confirming the work was done on site. Seen by administrators and by the supervisors they choose (who get notifications when jobs start and end). The position is taken only at the moment of Start / End – never in between. |
| Cost per hour (set by the administrator) | Calculating the cost of each job. Seen only by administrators, never by other employees. |
4. Legal basis
- Performance of your employment or cooperation contract (GDPR art. 6(1)(b)).
- Legal obligations of the company, e.g. keeping records of works (art. 6(1)(c)).
- Legitimate interests of the company: documenting works, security of its systems and protection of confidential information (art. 6(1)(f)).
5. Who receives the data
- Only authorised people of Exelixisnet, according to the permissions the administrator gives each person.
- The storage the company has chosen for its files (for example Google Drive, Microsoft OneDrive, a Nextcloud server or its own office file server) and the company's server that runs the app.
- Map services (OpenStreetMap or Google) receive only building addresses – to show them on the map – not your personal data.
- Exelixisnet, only for technical support.
No data is sold, there is no advertising and no tracking. Where a provider (e.g. Google or Microsoft) may process data outside the EU, this happens under the safeguards approved by the EU (Standard Contractual Clauses / EU–US Data Privacy Framework).
6. How long data is kept
- Your account: while you work with the company; it is then disabled or deleted by the administrator.
- Activity log: 2 years, then deleted automatically.
- Working time records: as long as the company needs them for payroll and project accounting, or the law requires; administrators can correct or delete entries.
- Photos and documents: as long as the company needs them as records of its works or the law requires.
- On your phone: folder lists are kept for offline use; signing out, or clearing the app's data, removes them.
7. Security
Encrypted connections (HTTPS), passwords stored only as secure hashes, access per main folder, an activity log, and the ability of the administrator to sign anyone out of all phones at once. Your part: keep your password secret, never share your account, lock your phone, and tell the administrator at once if your phone is lost or stolen or you suspect someone used your account.
8. Your rights
You have the right to access your data, to have it corrected, to ask for it to be deleted or its processing restricted (where the law allows – company records may have to be kept), to object, and to data portability. Contact info@exelixisnet.gr. You can also complain to the Hellenic Data Protection Authority – www.dpa.gr.
9. Ownership of the software
exProject Manager is the property of Exelixisnet. All rights reserved. Copying, modifying, decompiling or distributing the software, or any part of it, without written permission from Exelixisnet is not allowed. The photos, documents and other data in it belong to Exelixisnet.
See also the Privacy policy and the Help.
Προστασία δεδομένων (GDPR) & εμπιστευτικότητα
Για όλους όσοι χρησιμοποιούν το exProject Manager στην Exelixisnet – στην εφαρμογή Android, στο web app ή στην ιστοσελίδα.
1. Εμπιστευτικές πληροφορίες – διαβάστε πρώτα αυτό
Ό,τι βλέπετε στο exProject Manager – φωτογραφίες, διευθύνσεις, κωδικοί κτιρίων, στοιχεία πελατών και προμηθευτών, έγγραφα, σημειώσεις, σχέδια και χάρτες – είναι εμπιστευτικές πληροφορίες της Exelixisnet και των πελατών της.
- Επιτρέπεται να τις χρησιμοποιείτε μόνο για την εργασία σας στην Exelixisnet.
- Απαγορεύεται η αντιγραφή, λήψη, φωτογράφιση ή στιγμιότυπο της οθόνης, προώθηση, δημοσίευση (π.χ. σε μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή εφαρμογές μηνυμάτων), πώληση ή οποιαδήποτε άλλη χρήση τους – για εσάς ή για τρίτους – εκτός αν το απαιτεί η εργασία σας και το επιτρέπει η εταιρεία.
- Η υποχρέωση ισχύει κατά τη διάρκεια της συνεργασίας και μετά τη λήξη της.
- Οι προβολές, λήψεις, ανεβάσματα, επεξεργασίες και διαγραφές καταγράφονται στο αρχείο δραστηριότητας.
- Η παραβίαση μπορεί να οδηγήσει σε πειθαρχικά μέτρα, διακοπή πρόσβασης, αξιώσεις αποζημίωσης και, όπου προβλέπει ο νόμος, ποινικές ευθύνες (Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων 2016/679, ν. 4624/2019 και ν. 4605/2019 για το εμπορικό απόρρητο).
2. Ποιος είναι υπεύθυνος
Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η Exelixisnet – η εταιρεία που σας έδωσε τον λογαριασμό και αποφασίζει πώς χρησιμοποιείται η εφαρμογή. Για κάθε ερώτηση σχετικά με τα δεδομένα σας: info@exelixisnet.gr.
Το exProject Manager είναι λογισμικό ιδιοκτησίας της Exelixisnet. Η Exelixisnet αναπτύσσει και υποστηρίζει το λογισμικό· δεν χρησιμοποιεί τα δεδομένα της εταιρείας για δικούς της σκοπούς και έχει πρόσβαση μόνο όταν το απαιτεί η τεχνική υποστήριξη.
3. Ποια προσωπικά δεδομένα επεξεργαζόμαστε και γιατί
| Δεδομένα | Σκοπός |
|---|---|
| Λογαριασμός: όνομα, όνομα χρήστη, κωδικός (αποθηκεύεται μόνο ως ασφαλές hash), δικαιώματα | Για να συνδέεστε και να βλέπετε μόνο τους φακέλους που σας επιτρέπονται. |
| Αρχείο δραστηριότητας: συνδέσεις, ανεβάσματα, λήψεις, διαγραφές, επεξεργασίες – με ημερομηνία, ώρα, συσκευή και διεύθυνση IP | Ασφάλεια, προστασία των εμπιστευτικών πληροφοριών και γνώση του ποιος έκανε τι. Διατηρείται 2 χρόνια. |
| Φωτογραφίες και έγγραφα που ανεβάζετε, με το όνομά σας και την ώρα | Τεκμηρίωση των εργασιών σε κάθε κτίριο / έργο. |
| Τοποθεσία (μόνο αν ο διαχειριστής ενεργοποίησε για εσάς τη «σφραγίδα τοποθεσίας»): η θέση GPS τη στιγμή που τραβάτε φωτογραφία με την κάμερα | Γράφεται πάνω στη φωτογραφία (ημερομηνία, διεύθυνση, GPS) και στα στοιχεία της, ως απόδειξη του πού και πότε τραβήχτηκε. Οι φωτογραφίες από τη συλλογή δεν αλλάζουν. |
| Τοποθεσία στο κινητό («Η θέση μου», «Ορισμός τοποθεσίας») | Χρησιμοποιείται στο κινητό για να σας δείξει στον χάρτη ή για να αποθηκευτεί η θέση ενός κτιρίου. Δεν παρακολουθείται ούτε καταγράφεται στο παρασκήνιο. |
| Χρόνος εργασίας σε εργασίες: όταν πατάτε Έναρξη / Λήξη σε μια εργασία – ημερομηνία και ώρα, είδος εργασίας, περιγραφή, σχόλιο, οι συνάδελφοι που ξεκίνησαν μαζί σας, και η θέση GPS εκείνη τη στιγμή με την απόστασή της από το κτίριο | Καταγραφή του χρόνου ανά εργασία και έργο και του κόστους του, και επιβεβαίωση ότι η εργασία έγινε επί τόπου. Τα βλέπουν οι διαχειριστές και οι επόπτες που ορίζουν (λαμβάνουν ειδοποιήσεις για έναρξη και λήξη εργασιών). Η θέση λαμβάνεται μόνο τη στιγμή της Έναρξης / Λήξης – ποτέ ενδιάμεσα. |
| Κόστος ανά ώρα (ορίζεται από τον διαχειριστή) | Υπολογισμός του κόστους κάθε εργασίας. Το βλέπουν μόνο οι διαχειριστές, ποτέ άλλοι υπάλληλοι. |
4. Νομική βάση
- Εκτέλεση της σύμβασης εργασίας ή συνεργασίας σας (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄ ΓΚΠΔ).
- Νομικές υποχρεώσεις της εταιρείας, π.χ. τήρηση αρχείων εργασιών (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ΄).
- Έννομα συμφέροντα της εταιρείας: τεκμηρίωση εργασιών, ασφάλεια των συστημάτων της και προστασία εμπιστευτικών πληροφοριών (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄).
5. Ποιος λαμβάνει τα δεδομένα
- Μόνο εξουσιοδοτημένα πρόσωπα της Exelixisnet, σύμφωνα με τα δικαιώματα που δίνει ο διαχειριστής σε κάθε άτομο.
- Ο χώρος αποθήκευσης που έχει επιλέξει η εταιρεία για τα αρχεία της (π.χ. Google Drive, Microsoft OneDrive, διακομιστής Nextcloud ή ο διακομιστής αρχείων του γραφείου) και ο διακομιστής της εταιρείας που λειτουργεί την εφαρμογή.
- Υπηρεσίες χαρτών (OpenStreetMap ή Google) λαμβάνουν μόνο διευθύνσεις κτιρίων – για να εμφανιστούν στον χάρτη – όχι τα προσωπικά σας δεδομένα.
- Η Exelixisnet, μόνο για τεχνική υποστήριξη.
Δεν πωλούνται δεδομένα, δεν υπάρχουν διαφημίσεις ούτε παρακολούθηση. Όπου ένας πάροχος (π.χ. Google ή Microsoft) ενδέχεται να επεξεργάζεται δεδομένα εκτός ΕΕ, αυτό γίνεται με τις εγγυήσεις που έχει εγκρίνει η ΕΕ (Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες / Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ).
6. Πόσο διατηρούνται
- Ο λογαριασμός σας: όσο συνεργάζεστε με την εταιρεία· μετά απενεργοποιείται ή διαγράφεται από τον διαχειριστή.
- Αρχείο δραστηριότητας: 2 χρόνια, μετά διαγράφεται αυτόματα.
- Χρόνος εργασίας: όσο τον χρειάζεται η εταιρεία για μισθοδοσία και κοστολόγηση έργων ή όσο ορίζει ο νόμος· οι διαχειριστές μπορούν να διορθώσουν ή να διαγράψουν καταχωρίσεις.
- Φωτογραφίες και έγγραφα: όσο τα χρειάζεται η εταιρεία ως αρχείο των εργασιών της ή όσο ορίζει ο νόμος.
- Στο κινητό σας: οι λίστες φακέλων κρατούνται για χρήση χωρίς σύνδεση· η αποσύνδεση ή η διαγραφή των δεδομένων της εφαρμογής τις αφαιρεί.
7. Ασφάλεια
Κρυπτογραφημένες συνδέσεις (HTTPS), κωδικοί αποθηκευμένοι μόνο ως ασφαλή hash, πρόσβαση ανά κύριο φάκελο, αρχείο δραστηριότητας και δυνατότητα του διαχειριστή να αποσυνδέσει κάποιον από όλα τα κινητά μαζί. Το δικό σας μέρος: κρατήστε τον κωδικό σας μυστικό, μη δίνετε τον λογαριασμό σας σε άλλους, κλειδώνετε το κινητό και ενημερώστε τον διαχειριστή αμέσως αν χαθεί ή κλαπεί το κινητό ή αν υποψιάζεστε ότι κάποιος χρησιμοποίησε τον λογαριασμό σας.
8. Τα δικαιώματά σας
Έχετε δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα σας, διόρθωσης, διαγραφής ή περιορισμού της επεξεργασίας (όπου το επιτρέπει ο νόμος – τα αρχεία της εταιρείας μπορεί να πρέπει να διατηρηθούν), εναντίωσης και φορητότητας. Επικοινωνήστε με: info@exelixisnet.gr. Μπορείτε επίσης να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα – www.dpa.gr.
9. Ιδιοκτησία του λογισμικού
Το exProject Manager είναι ιδιοκτησία της Exelixisnet. Με επιφύλαξη παντός δικαιώματος. Η αντιγραφή, τροποποίηση, αποσυμπίληση ή διανομή του λογισμικού, ή μέρους του, χωρίς γραπτή άδεια της Exelixisnet δεν επιτρέπεται. Οι φωτογραφίες, τα έγγραφα και τα άλλα δεδομένα σε αυτό ανήκουν στην Exelixisnet.
Δείτε επίσης την Πολιτική απορρήτου και τις Οδηγίες.
exProject Manager exProject Manager is the property of Exelixisnet.Το exProject Manager είναι ιδιοκτησία της Exelixisnet. © Exelixisnet. All rights reserved.Με επιφύλαξη παντός δικαιώματος.
Help / Οδηγίες · GDPR · Privacy policyΠολιτική απορρήτου